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KI für Eventcatering und Veranstaltungen

KI für Eventcatering bedeutet: Anfragen, Verträge und Rechnungen geordnet bearbeiten, damit zwischen zwei Events nichts liegen bleibt.

Kostenloses ErstgesprächSo läuft es
Gehört zu:KI-Tool-Entwicklung
Zwei Hände sortieren Papierbelege in Stapeln auf einem hellen Holztisch, daneben ein Laptop und eine TasseKI-generiert

Weniger Papierkram zwischen den Veranstaltungen, mehr Zeit fürs Event.

  • Verträge und Stände

    Eine Anwendung für Verträge, Stände und Veranstalter.

  • Rechnungen

    Rechnungen erstellen, auch als E-Rechnung.

  • Buchhaltung

    Übergabe an Ihre Buchhaltung, etwa DATEV.

Typische Situationen im Eventcatering

Was zwischen zwei Veranstaltungen liegen bleibt.

  • Anfragen mit wenig Angaben

    Personenzahl, Ort, Allergien und Budget fehlen oft. Jede Rückfrage verzögert das Angebot.

  • Angebote von Hand kalkuliert

    Menüs, Personal, Technik und Miete werden in Tabellen zusammengeführt. Wer ein ähnliches Event schon einmal kalkuliert hat, sucht die alte Datei.

  • Allergene und Nachweise

    Laut Bundesministerium für Landwirtschaft, Ernährung und Heimat (2025) ist die Allergeninformation auch bei loser Ware Pflicht. Bei mündlicher Auskunft muss eine schriftliche oder elektronische Dokumentation auf Nachfrage zugänglich sein.

  • Papierkram zwischen den Events

    Laut einer DEHOGA-Broschüre von 2024, die eine DIHK-Studie von 2020 zitiert, wendet ein Gastgewerbebetrieb im Schnitt 14 Stunden pro Woche für Dokumentationspflichten auf.

Quellen: Bundesministerium für Landwirtschaft, Ernährung und Heimat: Allergenkennzeichnung (2025); DEHOGA: Broschüre Bürokratieabbau (zitiert DIHK-Studie 2020) (2024); Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung (2026)

Praxisbeispiele aus dem Eventcatering

Anwendungsbeispiel, kein KundenfallDo 13:40Angebot entworfen

Eine Anfrage für ein Stadtfest

Ausgangslage
Ein Veranstalter fragt per Mail nach Catering für ein Stadtfest. Die Angaben zu Besucherzahl, Ständen und Zeiten stehen verstreut im Text.
Was die KI übernimmt
Die KI zieht Datum, Ort, Personenzahl und Wünsche aus der Mail und legt eine Anfrage an. Fehlende Angaben fragt sie als Entwurf nach. Aus Ihren Bausteinen entsteht ein Angebotsentwurf.
Was bei Ihnen bleibt
Sie prüfen Kalkulation und Kapazität, passen den Preis an und senden das Angebot selbst.
Ergebnis
Angebot und Vertrag starten aus einer Anfrage, nicht aus Notizen.
Anwendungsbeispiel, kein Kundenfall

Nach dem Event zur Rechnung

Ausgangslage
Ein Firmenevent ist vorbei. Die Rechnung entsteht aus Vertrag, Nachträgen und Abrechnungszetteln, oft Tage später.
Was die KI übernimmt
Eine Automatisierung fasst Vertrag und Nachträge zusammen und erstellt die Rechnung, auf Wunsch als E-Rechnung. Dann übergibt sie diese an die Buchhaltung, etwa DATEV.
Was bei Ihnen bleibt
Sie prüfen Mengen und Nachträge und geben die Rechnung frei.
Ergebnis
Die Rechnung geht zeitnah raus, und nichts bleibt zwischen zwei Events liegen.

Wie läuft die Zusammenarbeit ab?

  1. Erstgespräch

    Wo geht bei Ihnen Zeit verloren?

  2. Erster Baustein

    Etwa Vertrags- und Standverwaltung.

  3. Begleitung

    Wartung und ein fester Ansprechpartner.

Anwendungsbeispiel

Die Beispiele zeigen mögliche Abläufe. Konkrete Projekte besprechen wir im Erstgespräch.

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Häufige Fragen

Lohnt sich das für einen kleinen Betrieb?

Ja, wenn Sie regelmäßig Verträge und Rechnungen schreiben. Die Größe entscheidet nicht. Verträge, Stände und Veranstalter laufen in einer Anwendung, Rechnungen entstehen aus Vertrag und Nachträgen, auf Wunsch als E-Rechnung. Sie prüfen Mengen und Nachträge und geben jede Rechnung frei.

Bleibt unsere Buchhaltung, wie sie ist?

Ja. Wir übergeben die Daten in das Programm, mit dem Sie arbeiten, etwa DATEV. Eine Automatisierung fasst Vertrag und Nachträge zusammen, erstellt die Rechnung und übergibt sie an die Buchhaltung. Sie prüfen Mengen und Nachträge und geben die Rechnung frei, bevor sie rausgeht.

Müssen wir E-Rechnungen ausstellen?

Empfangen müssen Sie E-Rechnungen seit 1. Januar 2025, ein E-Mail-Postfach genügt. Für das Ausstellen an Geschäftskunden gelten laut Bundesfinanzministerium Übergangsfristen bis Ende 2026, bei Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro bis Ende 2027. Rechnungen an Privatkunden sind ausgenommen. Was für Sie gilt, klären wir im Erstgespräch.

Übernimmt die KI die Allergenauskunft?

Nein. Sie kann Angaben aus Ihren Rezepturen zusammenstellen, die Verantwortung und die Auskunft an die Gäste bleiben bei Ihnen. Die Allergeninformation ist auch bei loser Ware Pflicht, bei mündlicher Auskunft muss eine Dokumentation auf Nachfrage zugänglich sein. Das ist keine Rechtsberatung.

Jan Griebel, Inhaber von Process Vision
Ihr AnsprechpartnerJan Griebel, Inhaber

Sprechen wir über Ihre Abläufe.

Kostenloses Erstgespräch, unverbindlich. Preise nennen wir danach.

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  • Process Vision, Zwickau, Sachsen
  • Branchenerfahrung seit 2015
  • Schwerpunkt: KI-Integration im Mittelstand
+49 375 47213000hallo@process-vision.deZwickau · Sachsen